Preguntas Frecuentes

Información General

  • ¿Qué es ToogleBox ?

    ToogleBox es una caja de poderosas herramientas que permite mejorar las funcionalidades de G Suite.Permite tomar acciones correctivas una vez que se identifica la presencia de emails malintencionados dentro de su organización; auditar y eliminar contactos en su dominio; recuperar emails enviados dentro de su dominio; aplicar firmas corporativas y publicar comunicaciones institucionales internas.

  • ¿Por qué cambió el nombre del servicio?

    Forigotron fue un buen nombre para nuestro servicio inicial: una herramienta para eliminar emails indeseados (Forigo = Esperanto para eliminación). Posteriormente fuimos agregando más funcionalidades y se convirtió en algo mucho más amplio que una herramienta de eliminación. Considerando que es un grupo de herramientas dedicado específicamente a Google, decidimos cambiarle el nombre a ToogleBox .

  • ¿Cómo se puede comprar este servicio?

    Si estás interesado en comprar ToogleBox, visita nuestro website www.tooglebox.com donde podrás hacer el pago con PayPal. También puedes contactarnos a contact@tooglebox.com en caso que prefieras otra forma de pago.

  • ¿Puedo usar este servicio en mi cuenta de Gmail ?

    Nuestro servicio no está dirigido para cuentas personales de gmail. Es un servicio exclusivo para G Suite. G Suite es la versión empresarial de Gmail.

  • ¿Cómo se puede instalar ToogleBox?

    Este servicio sólo puede ser instalado por el Superadmin del dominio utilizando este vínculo.

  • ¿Cuáles son los beneficios de ToogleBox?

    - Rastrear o explorar emails dentro del dominio; detectar instancias externas.
    - Eliminar todas las instancias de un email-objetivo o de un grupo de emails con un atributo en común dentro del dominio.
    - Auditar los contactos que contengan una dirección-objetivo dentro del dominio.
    - Eliminar una dirección dentro del dominio o borrar los contactos asociados a esa dirección.
    - Aplicar la Firma Corporativa por dominio, por unidad organizacional o individualmente.
    - Permite a cualquier usuario recuperar un email enviado (eliminando copias de los buzones de sus destinatarios), sin la ayuda de un administrador.
    - Revisar y actualizar fácilmente la información de las cuentas de los usuario del dominio.
    - Revisar y actualizar fácilmente los contactos compartidos del dominio
    - Sincronizar los Contactos Internos.

Búsqueda/Rastreo/Eliminación de emails

  • ¿Cómo se obtiene el Message-Id de un email?

    Para obtener el código único que identifica cada correo se deben seguir los siguientes pasos:
    1. Abrir el mensaje de correo previamente identificado
    2. Hacer clic en la flecha adyacente al botón para responder, arriba a la derecha.
    3. Hacer click en Mostrar original.
    4. Utilizar la función de búsqueda para encontrar el Message-Id, el cual  es el texto completo encerrado entre <>.
    5.Seleccionar el texto completo y copiarlo.Pegar (la cadena de caracteres en el campo requerido)

  • ¿Existe alguna otra forma de obtener el Message-Id de un email?

    Sí, el Superadmin del dominio puede utilizar una función disponible en la consola administrativa para obtener ese identificador único del correo. En la Consola de Administración de G Suite debe seleccionar el icono de  "Informes" y luego "Buscar en el Registro de Correos".  Dependiendo de los criterios que seleccione, obtendrá la lista de correos requeridos con su Message ID asociado.

  • ¿Quién está autorizado para hacer búsquedas/rastreo/eliminación de emails en el dominio?

    Esta tarea está originalmente asignada al Superadmin del dominio. Sin embargo, el Superadmin puede agregar otros usuarios relevantes y darles diferentes privilegios para realizar cualquiera de estas tareas ( pudiendo hacer exploración/rastreo de emails o exploración/rastreo/eliminación de emails)

  • ¿Es posible detectar si una persona de mi dominio está enviando correos a alguien de un dominio externo específico?

    ToogleBox te permite rastrear mensajes específicos y auditar las cuentas de los usuarios que recibieron ese mensaje en particular.  Cuando se ejecuta esta tarea, el reporte indica todos los usuarios internos que recibieron el correo, así como los externos, indicando explícitamente la dirección de correo electrónico de estos usuarios.

  • ¿Es posible eliminar correos que ya hayan salido a dominios externos?

    No, ToogleBox sólo permite eliminar correos internos en el dominio donde fue activado. Sin embargo, puede identificar si un correo fue enviado a dominios externos e indicar la dirección de correo específica a quien fue enviada. Además, la ejecución de una sola tarea elimina toda la ramificación interna de correos, incluyendo copias, copias ocultas y cualquier reenvío realizado.

  • ¿Cuándo se debe utilizar el servicio de Búsqueda de emails?

    El servicio de búsqueda de correos encuentra los emails que cumplan los criterios especificados, considerando los siguientes parámetros: Asunto, Remitente, Destinatario, palabras o frases específicas, archivos adjuntos y rango de fechas. Es una herramienta de búsqueda especializada muy poderosa. Se utiliza para identificar los emails que son candidatos para ser eliminados.

Recuperación de emails- Usuarios Finales

  • ¿Cómo se puede activar el servicio de Recuperación de emails?

    El Superadmin puede activar en ToogleBox ingresando al módulo de Recuperación de Emails (para usuarios finales), bajo Servicios en el menú principal. Cuando el servicio esté activo, el Superadmin puede configurar:

    - Quién puede recuperar correos (Todos los usuarios o usuarios elegidos)
    - Latencia máxima (máximo intervalo de tiempo) entre envío y recuperación
    - Alcance de la recuperación
    - Permitir recuperar incluso emails ya leídos
    - Permitir que desde otros dominios (de la misma consola de G Suite) se recuperen emails, incluso los ya leídos

    Luego de configurado por el Superadmin, el servicio interactúa con cada usuario del dominio, sin intervención de los Superadmin. Cuando es activado, todos los usuarios reciben una notificación informándoles que el servicio está disponible y le permite aceptarlo. Tan pronto acepten el servicio, los usuarios podrán recuperar sus correos dentro del dominio, presionando el botón Recuperar que aparece debajo del correo enviado. El usuario recibirá un reporte con el resultado de la recuperación realizada.

  • ¿Cuándo los usuarios finales pueden comenzar a usar el servicio de Recuperación de emails?

    El Superadmin debe inicialmente instalar el add-on en el G Suite Marketplace. Una vez instalado y activado, los usuarios finales podrán recuperar por sí mismos correos dentro del dominio. Simplemente deberán utilizar el Add-on que aparece en el menú lateral, una vez seleccionado el email en cuestión.

  • Al utilizar la herramienta de Recuperación de emails con un mensaje enviado a una cuenta externa, el correo de resultados
    me indica que no lo pudo recuperar. ¿Ese es el comportamiento esperado?

    La recuperación de correos se realiza únicamente dentro de su dominio y sus sub-dominios. Puede recuperar un email enviado tanto a usuarios internos y externos. En el correo de resultados se mostrará la lista de destinatarios cuyos correos no pudieron ser recuperados porque no pertenecen a su dominio empresarial.

  • ¿Cuál esla diferencia entre "Recuperar sólo dentro del dominio del usuario" y "Recuperar en todos los dominios registrados
    bajo la Consola de Administración?

    Con la opción que limita sólo al dominio, la recuperación se restringe a los emails que están dentro del dominio del usuario que activa el servicio. La segunda opción, disponible sólo para aquellos clientes que manejan multi-dominios, permite que la recuperación se haga en todos los dominios especificados por el Superadmin.

Búsqueda/Eliminación de Contactos

  • ¿Cuándo se recomienda eliminar parcialmente un contacto y cuándo se debe eliminar completamente?

    Si desea mantener información relacionada con el contacto, tal como su teléfono, dirección y correo personal, se debe seleccionar la opción de "Eliminar la dirección en todos los contactos", que simplemente limpiará el campo de la dirección de correo. Si desea eliminar completamente el contacto del directorio y los datos asociados a éste, entonces se debe seleccionar "Eliminar los contactos que tengan la dirección".

  • Una vez que recibo el archivo .csv con los resultados de la tarea, ¿cómo puedo ver los detalles de todos los contactos
    asociados con cada usuario incluído en el reporte?

    Puedes abrir con Google Sheets el archivo que aparece adjunto en el email del resultado de esta tarea, donde se muestra los detalles de todos los contactos, para cada uno de los usuarios contenidos en el worksheet.

  • ¿Es posible ingresar una lista de contactos para hacer una búsqueda de todos ellos en una sola corrida de ToogleBox ?

    No, ToogleBox sólo permite realizar 2 tipos de búsquedas: se puede auditar una dirección específica de correo electrónico, o  se pueden auditar todas las direcciones de correo pertenecientes a un dominio específico.

  • ¿Es posible hacer búsquedas que contengan todos los contactos asociados a sólo una parte de una dirección específica?
    (Ej. ventas@dominio.com)

    ToogleBox permite realizar este tipo de búsquedas al desmarcar la opción de "Buscar sólo la dirección exacta". En este caso, la búsqueda arrojaría resultados tales como "pre-ventas@dominio.com" y "ventas@dominio.com". Si se quiere identificar sólo aquellos que contactos que coincidan exactamente con el criterio de búsqueda, se deberá marcar esa opción.

Administración de Firmas

  • ¿Es posible crear una firma genérica para todo un dominio, con excepción de un número específico de usuarios que
    tengan características diferentes?

    Se pueden crear varios tipos de firmas y agregar las cuentas individuales de esos usuarios específicos.  También es posible asignar una firma a todas las cuentas de una Unidad Organizacional completa. Las Unidades Organizacionales se administran en la Consola de Administración de Google.

    Nota: Cuando se crea una firma para todo el dominio, no se aplicará a aquellos usuarios que tengan asignada una firma individual o a su Unidad Organizacional.

  • ¿Qué pasa si un usuario cambio su firma manualmente?

    Los APIs de Google no permiten bloquear los cambios manuales de la firma. Los usuarios siempre van a tener  la posibilidad de modificarla. Sin embargo, con la ejecución diaria de la firma, los cambios serán reemplazados por la firma diseñada en ToogleBox y el administrador recibirá una notificación indicando el cambio de la firma.

  • ¿De dónde provienen los valores de las variables incluídas en la firma?

    Estos valores se obtienen del perfil del usuario definido en Google. Es importante actualizar los datos de los usuarios para que aparezcan correctamente en la firma. La modificación de los datos se puede realizar de dos maneras con el módulo de Actualización de Cuentas:

    - A través de un archivo .CSV para modificación masiva
    -Editando la información de cada cuenta individualmente, sin necesidad de utilizar archivos.

  • ¿Cómo se puede hacer para verificar que los datos de los empleados están actualizados correctamente?

    Utilizando el servicio de  Actualización de Cuentas. Se puede descargar un archivo  .CSV con toda la información de los usuarios y pedir al Departamento de Recursos Humanos que lo actualice con los datos centralizados y luego cargar esa información

  • ¿Por qué no se ven las imágenes en la firma?

    Es probable que las imágenes que está utilizando no son visibles fuera de su dominio. Le sugerimos tres soluciones:
    -Suba las imágenes directamente desde el editor.
    - Revise los permisos de las carpetas donde están esas imágenes:
    -No tiene activado el servicio de Google+. La foto se toma del perfil de Google+

  • ¿La firma se puede aplicar y visualizar en los dispositivos móviles?

    El servicio de la firma aplica exclusivamente para la plataforma web de G Suite, ya que la firma en dispositivos móviles no permite usar formatos HTML, ni imágenes, sólo firmas sin formato.

Cartelera  - ToogleBoard

  • ¿Las notas de la Cartelera pueden ser visualizadas por personas fuera del dominio?

    No, los mensajes publicados en ToogleBoard sólo son visualizados por usuarios dentro del dominio. De hecho, la Cartelera sólo debe ser utilizada para publicar mensajes institucionales de interés para los empleados de su empresa o para una Unidad Organizacional en particular.

  • ¿Es posible asignar la tarea de publicación de notas a una persona específica dentro de la organización?

    Si, el Superadmin puede seleccionar uno o más usuarios responsables por la Administración de los mensajes publicados en ToogleBoard. Esto se hace en el Panel de Configuración, simplemente agregando los usuarios y seleccionando el rol respectivo.

  • ¿Es posible que una persona opte por no visualizar una nota publicada en ToogleBoard?

    La versión actual de ToogleBoard no lo permite. El mensaje permanecerá publicado durante el tiempo que haya sido especificado. Sin embargo, esta opción está considerada en el Roadmap.

  • Si 2 personas diferentes programan la publicación de notas distintas el mismo día, a la misma hora, ¿cuál mensaje
    será publicado?

    ToogleBoard permite la publicación de varios mensajes simultáneamente. Las notas parecerán una debajo de la otra, en el orden en que fueron publicadas.

  • ¿Las notas publicadas en ToogleBoard pueden ser visualizadas en los dispositivos móviles?

    Sí, las notas pueden ser visualizadas tanto en la sección de add-ons, como en el App ToogleBoard, disponible para Android.

Actualización de Cuentas/Contactos Compartidos

  • ¿Qué son Contactos Compartidos?

    Es una lista de contactos (nombres y direcciones de email) de un dominio que se comparte con todos los usuarios.  El Directorio de G Suite Directory incluye la dirección de correo primaria de cada usuario y sus alias. El Superadmin puede controlar cuáles de esas direcciones aparezcan en el directorio a través del módulo de Contactos Compartidos incluído en el panel de Configuración de ToogleBox.

  • ¿Cómo se puede habilitar la funcionalidad de compartir contactos?

    In En la Consola de Administración de G Suite:

    - Seleccionar Aplicaciones > G Suite > Contactos > Configuración Avanzada
    -Habilitar la función de Compartir Contactos
    -Asegúrese de no seleccionar la opción Mostrar solo los perfiles del dominio

    Estos cambios pueden tomar hasta 24 horas para hacerse efectivos

  • ¿Cómo se puede evitar que el nombre de un ex-empleado continúe apareciendo cuando esa cuenta es reasignada a
    otro usuario?

    Cuando se asigna una cuenta a un nuevo usuario, es necesario hacer una limpieza de contactos de la siguiente manera:

    - Seleccionar el servicio de Auditoría/Limpieza de Contactos
    - En el paso 1, seleccionar el dominio
    - En el paso 2,  escribir la cuenta que será reasignada
    - Ejecutar el proceso seleccionando el botón de CLEANUP
    - Eliminar los contactos que tengan la dirección

  • ¿ Cuáles son las ventajas de la Actualización Masiva de ToogleBox con relación a la que ofrece la Consola Administrativa
    de G Suite?

    Los principales beneficios son:
    - Permite actualizar masivamente las unidades organizacionales (en Google hay que hacerlo una por una)
    - Permite descargar  los datos  aún cuando se haya llegado al tope de número de usuarios del dominio.

  • ¿Cómo puedo eliminar múltiples contactos cuyas direcciones de correo ya no existen?

    Esto se puede hacer usando el servicio de Sincronización de Contactos Internos. Esta funcionalidad mantiene las libretas de direcciones libres de contactos internos que no existen. Elimina en los contactos las direcciones correspondientes a ex-usuarios y a grupos inexistentes. La sincronización no tiene ningún efecto en los contactos ajenos al dominio. Los grupos del dominio tampoco son alterados aunque incluyan contactos inexistentes. Los grupos del dominio tampoco son alterados aunque incluyan contactos inexistentes.

Configuración

  • ¿Se pueden agregar varios dominios en un solo Panel de Configuración de ToogleBox?

    El Panel de Configuración está reservado para los Superadmins de dominios en ToogleBox [Forigotron]. Un Superadmin de varios dominios puede visualizarlos todos en un solo Panel de Configuración y agregar usuarios con permisos para cada uno de estos.

  • ¿Se pueden definir distintos permisos para diferentes usuarios?

    Desde el momento en que se agrega un usuario se pueden configurar sus permisos. El Superadmin puede eliminar, habilitar, deshabilitar o modificar los permisos de un usuario creado. Los permisos o privilegios que pueden tener los usuarios son:

    -Buscar/Rastrear/Auditar
    - Eliminar/Limpiar
    - Diseñar Firma
    - Aplicar Firma
    - Diseñar ToogleBoard
    - Aplicar ToogleBoard
    - Usuario informado

  • ¿Cuál es la función del "usuario informado"?

    Un usuario registrado en ToogleBox con el atributo de "usuario informado" recibe los correos de resultados luego de la ejecución de cada tarea en el dominio seleccionado. Además, un usuario informado siempre puede consultar las tareas ejecutadas a través del Historial.

  • En un ambiente multidominio, ¿es posible activar el servicio de ToogleBox sólo para algunos subdominios?

    Sí, cuando se tienen ambientes multi-dominios, el administrador debe agregar cada sub-dominio. Si desea activarlos sólo para algunos, deberá ingresar exclusivamente esos sub-dominios en el Panel de Configuración de ToogleBox.

  • ¿Es posible desactivar algunas funcionalidades en algunas unidades organizacionales específicas?

    Sí, desde el Panel de Configuración se puede Activar/Desactivar servicios de forma granular, es decir, por separado para cada servicio y cada Unidad Organizacional. El Panel de Configuración muestra una tabla con todos los servicios activos e inactivos.

  • ¿Quién tiene privilegios para incluir más usuarios autorizados para servicios específicos de ToogleBox?

    El Superadmin es el único autorizado para agregar otros usuarios designados para usar determinados servicios. Los servicios de ToogleBox son administrados exclusivamente por el Superadmin, quien define las personas responsables por utilizar los otros servicios.

Comercialización

  • ¿Cuáles son las opciones de pago?

    Se puede comprar ToogleBox de las siguientes formas:
    1. Online, utilizando el servicio de Paypal
    2. A través de transferencias electrónicas, después de haber aprobado una propuesta comercial

  • ¿Cuál es el precio para .edu, educación, escuelas y universidades?

    Si su organización tiene G Suite for Education, recibirá el precio especial de $2 por usuario al año. Es importante recalcar que la aplicación debe ser comprada para todos los usuarios de su dominio .edu

  • ¿Cuál es el precios para ONGs y organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro?

    Si su organización tiene una ONG recibirá el precio especial de $2 por usuario al año.

  • ¿ Cómo se puede obtener el precio especial de $2 de educación cuando el dominio no tiene la extensión .edu?

    Si su organización utiliza G Suite for Education, independientemente de cual sea la extensión de su dominio, nosotros honraremos el precio especial de $2 por usuario al año.  Para obtenerlo, sólo debe contactarnos para poder verificar que su dominio está utilizando G Suite for Education. Como se trata de un proceso manual, no será posible hacer el pago online. En su lugar, recibirá una propuesta comercial y deberá pagarnos por transferencia bancaria, una vez que ésta haya sido aprobada.

  • ¿Cómo puedo comprar este servicio?

    El primer paso es instalar el producto.  Si está interesado en comprar ToogleBox, puede hacerlo online, utilizando el servicio Paypal. También puede escribirnos a sales@tooglebox.com y uno de nuestros representantes lo estará contactando para enviarle una propuesta comercial.

  • ¿Es posible comprar ToogleBox para dominios parciales?

    ToogleBox  fue concebido y diseñado para ejecutar todas sus búsquedas a lo largo de todo el dominio, para poder obtener los resultados esperados cuando se ejecutan las tareas de Control de Daños.

    Sin embargo, si el cliente lo solicita, la aplicación puede ser adquirida sólo para Unidades Organizacionales específicas, aún cuando nosotros no lo recomendamos. Si su empresa está interesada en comprar ToogleBox sólo para algunas Unidades Organizacionales, favor contáctenos por contact@tooglebox.com.

  • ¿Es posible comprar sólo algunas funcionalidades de ToogleBox ?

    Sí. Su empresa puede decidir cuáles servicios desea adquirir y activar. De ser necesario, el Superadmin puede inclusive limitar cuáles unidades organizacionales utilizan cada servicio específico. Nosotros tenemos unos paquetes recomendados con foco en el área de Recursos Humanos, Marketing o Seguridad. También se pueden elegir servicios a'limitados

  • ¿Cuáles son los precios de ToogleBox?

    Existen distintos precios. El precio de todos los servicios es $8 para empresas y gobierno y $2 para educación y ONGs. También tenemos paquetes con servicios parciales por $4. Hay paquetes sugeridos para Mercadeo, Recursos Humanos y Seguridad, o también pueden seleccionarse los servicios parciales que el cliente desee.

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